Automatyzacja w branży prawniczej - jak połączyć bezpieczeństwo z rozwojem technologicznym

Automatyzacja w branży prawniczej - jak połączyć bezpieczeństwo z rozwojem technologicznym

Firmy prawnicze zmagają się z dużą ilością powtarzalnych, rutynowych zadań. Muszą to robić ze względu na wymogi dotrzymania należytej staranności, choć czas, jaki poświęcają na tego typu zadania, mógłby zostać przeznaczony na współpracę z nowymi klientami. Automatyzacja i cyfryzacja mają potencjał, aby rozwiązać ten problem, ale czy cyfrowym robotom można powierzyć wrażliwe informacje?

Zalety RPA w branży prawniczej

Według danych z 2020 roku, ponad 63% zadań wykonywanych w firmach prawniczych to zadania powtarzalne, oparte na zasadach, nie wymagające interpretacji czy oceny - a więc idealne do automatyzacji. Niektóre źródła szacują, że dzięki RPA firmy prawnicze mogłyby “odzyskać” nawet 30-40% czasu swojego zespołu. Dzięki zastosowaniu tej technologii, zespół prawników może się skupić na ludzkim kontakcie z klientem, podnosząc jakość swoich usług.

Automatyzacja procesów RPA (robotic process automation) polega na budowaniu cyfrowych robotów, które wykonują proste zadania tak samo, jak pracownicy, ale szybciej. Roboty mogą odbierać i wysyłać maile, odczytywać dane z formularzy czy załączników, logować się do aplikacji, przygotowywać raporty i wiele, wiele więcej. Są doskonałym rozwiązaniem w organizacjach, których pracownicy tracą cenny czas na żmudną, powtarzalną pracę.

W przypadku branży prawniczej, RPA może pomóc w przetwarzaniu danych z różnego rodzaju dokumentów. Mogą to być np. dane stron z umowy, a w połączeniu z technologią OCR (rozpoznawania tekstów) i ML (machine learning) także dłuższe fragmenty tekstu. Forbes podaje inny ciekawy przykład: tworzenie spisu treści wszystkich dokumentów związanych z daną sprawą w pliku PDF z linkami do każdego pliku. A gdyby dodać możliwość sortowania po datach, typach dokumentów czy tagach? RPA ma naprawdę ogromne możliwości jeśli chodzi o sortowanie, wyszukiwanie oraz przetwarzanie danych.

Przykładowe zastosowania RPA w firmie prawniczej

• Standaryzacja oceny ryzyka,
• Monitorowanie zmian legislacyjnych,
• Przeszukiwanie orzecznictwa,
• Klasyfikacja danych z dokumentów,
• Przeszukiwanie katalogu plików po frazie,
• Obsługa nowego klienta (onboarding, także wszystkich pracowników dużej firmy),
• Fakturowanie,
• Przepływ informacji między firmą a klientem i powiadomienia o statusie sprawy,
• Weryfikacja zgodności (np. w kontekście RODO),
• Precyzyjne i bezbłędne uzupełnianie danych w systemach elektronicznych (np. nr sprawy),
• Odpowiadanie na proste zapytania klienta,
• Ułatwianie zadań pracowników i podnoszenie ich zadowolenia z pracy.

Czy RPA to bezpieczne rozwiązanie?

Przetwarzanie danych i administrowanie nimi to skomplikowany temat, zwłaszcza w świetle RODO. Dodatkowo prawnicy zobowiązani są do zachowania tajemnicy zawodowej. Czy w takim razie udostępnienie informacji o klientach radcy prawnego cyfrowem robotom jest dopuszczalne?

Jak najbardziej. Dobrze zbudowane narzędzie RPA umożliwia zastosowanie szyfrowania danych i innych technologicznych rozwiązań, zapewniających bezpieczeństwo. W większości przypadków cyfrowe roboty nie przechowują też wrażliwych danych. Ponieważ taki robot zostawia po sobie dokładny ślad w postaci logów, bardzo łatwo sprawdzić, jakie dokładnie kroki wykonał i w ten sposób eliminować ewentualne problemy. Dodatkowo RPA daje możliwość monitorowania procesów w czasie rzeczywistym oraz wysyłania powiadomień w razie rozpoznania niebezpieczeństwa.

Warto też zauważyć, że wiele przypadków wypłynięcia poufnych danych to nie kwestia nieodpowiedniej technologii, a ludzkiego błędu. Pracownik może zgubić kartę dostępu, zostawić laptopa w kawiarni, użyć łatwego do złamania hasła, lub zaufać złej osobie. Cyfrowe roboty są w 100% odporne nie tylko na ludzki błąd, ale też na złe decyzje, ponieważ żadnych nie podejmują. Robią dokładnie to, do czego zostały zaprogramowane.

Wiele firm w branży prawniczej już korzysta z RPA. Według raport LexisNexis Insights z 2018 roku, 57% zapytanych o to prawników stwierdziło, że inwestowanie w technologiczne usprawnienia podniosło ich produktywność. Ważne, aby wybierać sprawdzonych dostawców, którzy gwarantują bezpieczeństwo swoich rozwiązań.

Roboty nie zastąpią prawników

Cyfrowe roboty w rozwiązaniach RPA działają na podstawie sztywno opisanych zasad. Potrzebują ludzkiego wsparcia w wielu sytuacjach:

• Kiedy zmieniają się procedury,
• Kiedy konkretny przypadek odbiega od normy,
• W momencie kiedy niezbędna jest zwykła ludzka rozmowa.

RPA to narzędzie. Może być niezwykle pomocne, kiedy jest odpowiednio wykorzystywane, ale nie zrealizuje wszystkich zadań i niewiele zdziała bez regularnej ingerencji wykwalifikowanych członków zespołu.

Parafrazując artykuł Exigent Group Limited, ludzie nie wypatrzą trendów w setkach stron dokumentów, a roboty nie zrozumieją konsekwencji tych trendów. Dlatego kompetencje pracowników i cyfrowych robotów tak dobrze się uzupełniają.

AnyLawyer - nowoczesne narzędzie do weryfikacji umów o zachowanie poufności

Ponieważ wierzymy w potencjał automatyzacji w branży prawniczej, połączyliśmy siły z DSK Kancelarią i wspólnie tworzymy narzędzie do błyskawicznej weryfikacji umów NDA. AnyLawyer pozwoli kancelariom, firmom, oraz osobom prywatnym na szybkie i efektywne sprawdzenie, czy dana umowa o zachowanie poufności nie zawiera żadnych niepokojących wpisów.

Zdaniem Harvard Business Review, więcej niż jedna trzecia pracowników w Stanach Zjednoczonych związała się umową NDA. Dodatkowo treść tego rodzaju umów zmienia się, aby objąć coraz to nowe zapisy, np. takie, które utrudniają ofiarom molestowania w miejscu pracy postępowanie sądowe. Umowy o zachowanie poufności mogą też chronić niesprawiedliwe praktyki czy nadużycia kadry zarządzającej.

Dla firm, które dostarczają swoje usługi w relacjach B2B, umowy NDA to wyzwanie innego rodzaju. Zajmują cenny czas - bezpośrednio lub w przeliczeniu na koszty obsługi przez kancelarię prawniczą. A w przypadku zaniedbania mogą prowadzić do konieczności uiszczenia wysokich kar umownych.

Dlatego AnyLawyer to tak przydatne narzędzie. Wykorzystuje technologię AI i machine learning, ucząc się na próbce umów NDA dokładnie przeanalizowanych i opisanych przez DSK. Ponieważ AnyLawyer bazuje na wiedzy doświadczonych prawników, jest wysoce skutecznym narzędziem. Zapewnia też poufność i bezpieczeństwo danych. Jako projekt kancelarii prawniczej, korzysta z obowiązującej DSK tajemnicy zawodowej, a AnyRobot stosuje najnowsze rozwiązania i technologie cyberbezpieczeństwa.

AnyLawyer jest nadal w budowie. Jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym narzędziu, zajrzyj na stronę projektu i dopisz się do listy oczekujących.