7 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - handel detaliczny

7 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - handel detaliczny

Obsługa sklepów, internetowych i stacjonarnych, wymaga ciągłego przetwarzania dużej ilości danych. Związane z tym procesy muszą być wysoce precyzyjne, gdyż nawet drobny błąd może znacznie obniżyć zadowolenie klienta i spowodować, że przy kolejnych zakupach skorzysta z oferty konkurencji. RPA (Robotic Process Automation) to rozwiązanie, które pomaga firmom handlowym obniżyć koszty ich najważniejszych procesów. Dodatkowo może zostać wykorzystane do szybszego reagowania na zmieniające się warunki na rynku, co przekłada się na przyciąganie nowych klientów poprzez ciągłe doskonalenie oferty. W tym artykule przyjrzymy się przykładom zastosowania RPA w branży handlowej, oraz korzyściom, jakie przynosi ta technologia.

1. Obsługa zamówienia

Weryfikacja danych zamawiającego, wystawianie faktury i przygotowanie etykiety przesyłki to niezbędne elementy procesu przygotowania i wysłania zamówienia. Stwarzają też duży potencjał do popełnienia błędu, co z kolei prowadzi do niepotrzebnych kosztów i niezadowolenia klientów. Szybka, precyzyjna i bezbłędna obsługa zamówień jest dziś prawie niemożliwa bez automatyzacji.

Przykład:

1. Klient składa zamówienie w sklepie internetowym.
2. Cyfrowy robot staje się jego niewidzialnym asystentem, weryfikujące dane adresowe i wypełniając fakturę.
3. Następnie robot wyznacza termin dostawy, wypełnia i drukuje etykietę przesyłki, oraz aktualizuje dane magazynu.
4. Wysyła też regularne maile i/lub SMSy do klienta, informując go o zmieniającym się statusie zamówienia.

Korzyści:

• Szybsza realizacja zamówień i większa płynność finansowa,
• Mniejsza liczba zwrotów i reklamacji,
• Bardziej pozytywne doświadczenia klientów przekładające się na lojalność wobec marki,
• Eliminacja błędnych danych zamówienia.

2. Porównywanie cen

Charakterystyczną cechą sprzedaży online jest to, że najważniejszym kryterium wyboru sklepu przez klienta jest cena, często w połączeniu z kosztem dostawy. Oznacza to, że rywalizacja z konkurencją może być niezbędna właśnie w tym obszarze. RPA może dostarczyć właścicielom wirtualnych sklepów aktualne, rzetelne dane na temat cen produktów i usług konkurencji, pomagając w podjęciu strategicznych decyzji i powiększając sprzedaż.

Przykład:

1. Cyfrowy robot otrzymuje listę źródeł (stron konkurencji), które powinien przeglądać.
2. Mogą to być także platformy jak Amazon czy Allegro.
3. Robot może przyspieszyć swoją pracę dzięki wykorzystaniu istniejących porównywarek cen, np. Ceneo.
4. Robot otrzymuje także zestaw kryteriów pozwalających mu na dopasowanie produktów konkurencji do produktów własnych (nazwa, wymiary, skład, kategoria, ISBN, etc.)
5. Robot generuje regularne raporty (np. co tydzień), w których zwraca uwagę na różnice pomiędzy ceną własnych produktów i usług a cenami konkurencji.
6. W razie nagłych zmian i promocji, robot może wysyłać odpowiednie powiadomienia.

Korzyści:

• Decyzje dotyczące asortymentu lub świadczonych usług mogą być podejmowane na podstawie precyzyjnych i aktualnych informacji,
• Robot jest w stanie przejrzeć ceny konkurencji w bardzo krótkim czasie, generując raporty aktualne nawet co do dnia.

3. Wsparcie magazynu - aktualizacja danych

Współczesne narzędzia wykorzystywane do obsługi sklepów, szczególnie internetowych, zwykle dobrze radzą sobie z określaniem, czy dany produkt można sprzedać, czy też nie ma go już na stanie. I całe szczęście, ponieważ pojedynczy błąd tego rodzaju może zniechęcić klienta do kolejnych zakupów w sklepie. Sytuacja komplikuje się jednak, kiedy mamy do czynienia z kilkoma sklepami lub magazynami, a także zmianami innymi, niż liczba sztuk danego produktu. Śledzenie zmieniających się cen, dat przydatności do użytku i tym podobnych parametrów  wymaga wysokiej koordynacji. RPA świetnie sprawdzi się jako proste narzędzie gwarantujące szybką i bezbłędną aktualizację takich danych.

Przykład:

1. Cyfrowy robot zauważa, że termin przydatności przechowywanych produktów niedługo upłynie.
2. Wysyła zapytanie do pracownika, który jednym kliknięciem potwierdza, że produkty te powinny zostać przecenione.
3. Robot aktualizuje dane w wewnętrznym systemie, a następnie robi to samo we wszystkim powiązanych aplikacjach.
4. Kiedy koniec terminu przydatności produktów zbliża się jeszcze bardziej, robot powtarza proces, aby dodatkowo obniżyć cenę.
5. Po odpowiednim czasie, robot zgłasza potrzebę zutylizowania niesprzedanych produktów.

Korzyści:

• Proces aktualizowania danych o produktach wymaga bardzo niewielkiego wkładu zespołu,
• Dane, które otrzymują klienci, zawsze są aktualne,
• Duża oszczędność czasu.

4. Reklamacje i zwroty

Przedłużające się procesy reklamacji to nie tylko koszty dla sprzedawcy, ale także nieprzyjemne doświadczenie dla klientów. Osoba, która decyduje się zareklamować kupiony produkt, często rozpoczyna ten proces z dużą dozą frustracji i oczekuje szybkiej reakcji sprzedawcy. Nie można jednak pominąć poszczególnych kroków, takich jak weryfikacja zasadności reklamacji czy wniosku o zwrot zapłaty. Dlatego warto usprawnić ten proces z wykorzystaniem RPA.

Przykład:

1. Klient zgłasza reklamację zakupionego produktu w mailu z załączonymi dokumentami.
2. Cyfrowy robot weryfikuje treść maila oraz załączników, zwracając uwagę na numer faktury czy datę sprzedaży.
3. Na tej podstawie może dokonać wstępnej oceny zasadności reklamacji.
4. Jeśli koszt dla firmy wynikający z przyjęcia reklamacji jest odpowiednio niski, robot automatycznie akceptuje reklamację.
5. Reklamacje które nie spełniają kryteriów automatycznej akceptacji zostają przekierowane do wyszkolonego pracownika.

Korzyści:

• Nawet trzykrotna redukcja czasu poświęconego na procesowanie reklamacji i zwrotów,
• Poprawa relacji z klientami dzięki szybkiej obsłudze,
• Minimalizacja ryzyka popełnienia błędu poprzez automatyczną weryfikację dokumentów.

5. Kategoryzacja produktów

SKU (Stock Keeping Unit, czyli jednostka magazynowa) to jeden z najbardziej przydatnych mierników stanu magazynowego i dostępności produktów. Jednak aby uzyskać stały dostęp do rzetelnych i aktualnych informacji na ten temat, konieczne jest skrupulatne przechowywanie danych o każdym produkcie w ofercie. W przypadku dużych sklepów, może to oznaczać setki godzin pracy każdego miesiąca, poświęconych na przydzielanie produktów do odpowiednich kategorii, aby później można je było łatwo odnaleźć. RPA doskonale nadaje się do usprawnienia tego zadania.

Przykład:

1. Oferta sklepu internetowego zostaje rozszerzona o zupełnie nową kategorię produktów.
2. Kiedy zostają zamówione do magazynu, cyfrowy robot wykorzystuje dane z zamówienia, aby uzupełnić system o nowe produkty.
3. Następnie przypisuje je do stworzonej wcześniej kategorii na bazie odpowiednich informacji (np. producent, nazwa, czy data dodania).
4. Kategoryzacja zostaje zatwierdzona przez pracownika jako poprawna.

Korzyści:

• Ogromna oszczędność czasu, zwłaszcza dla największych sklepów,
• Jednolita struktura danych w systemie,
• Większe zadowolenie zespołu, który nie musi zajmować się tym żmudnym zadaniem.

6. Analiza rynku w poszczególnych regionach

Zmiany popytu i podażu na danym rynku mogą oznaczać wartościowe okazje lub ogromne straty. Wszystko zależy od tego, czy dana firma przygotuje się na te przetasowania. Nie jest to łatwe zadanie, ponieważ wymaga analizy ogromnej ilości danych, których zebranie i przetworzenie zajmuje dużo czasu. Rozwiązania RPA mogą wykonać tę część procesu, kompletując zaawansowane raporty i porównując dane z wielu źródeł, aby wesprzeć zespół w podejmowaniu strategicznych decyzji.

Przykład:

1. Duży sklep internetowy planuje swoje działania na kolejny kwartał.
2. Członkowie zespołu wykorzystują cyfrowe roboty do przygotowania raportów dotyczących popytu i podaży na sprzedawane produkty, trendów na rynkach, na których działają, a także raporty pokazujące efektywność dotychczasowych działań.
3. Cyfrowy robot może przygotować raporty w różnych formatach, dobierając i przetwarzając dane tak, aby najlepiej ukazywały daną kwestię.
4. Zespół podejmuje decyzje w oparciu o sprawdzone metryki i dobrze przeanalizowane dane, zwiększając szanse firmy na szybki rozwój.

Korzyści:

• Minimalizacja kosztów zbierania i przetwarzania danych,
• Maksymalizacja efektywności czasu pracy kluczowych członków zespołu,
• Strategia rozwoju organizacji oparta na danych, pozwalająca na obniżenie ryzyka i wykorzystanie pojawiających się okazji.

7. Zarządzanie magazynem

Zarządzanie magazynem produktów to strategiczny proces, który powinien być oparty na danych dla uzyskania największej efektywności. Dane te dotyczą m.in. stanu na magazynie, popytu na danym rynku, dostępności i cen produktów u dostawców, czy trendów mogących mieć wpływ na przyszłe zmiany podaży. Zastosowanie RPA pozwoli na zwiększenie efektywności tego procesu.

Przykład:

1. Cyfrowy robot generuje okresowe raporty dotyczące trendów i sytuacji na rynku oraz działań konkurencji.
2. Regularnie sprawdza też stan magazynu, wysyłając powiadomienia kiedy liczba jednostek danego produktu spada poniżej określonego poziomu.
3. Pracownik może jednym kliknięciem uzyskać listę ofert od dostawców danego produktu, z uwzględnionymi cenami oraz terminami dostawy.
4. Pracownik wybiera najkorzystniejszą ofertę i zleca robotowi złożenie zamówienia.
5. Robot wykonuje to zadanie, a następnie śledzi zamówienie podczas jego realizacji, dostawy i magazynowania.

Korzyści:

• Eliminacja ryzyka popełnienia błędu przez pracownika podczas zbierania i przetwarzania danych,
• Cyfrowy robot pracuje 24/7, więc dane są zawsze aktualne,
• Zaoszczędzony dzięki RPA czas można przeznaczyć na zadania generujące większą wartość.

Podsumowanie

Robotic Process Automation to rozwiązanie, które ma wiele kompleksowych zastosowań. Potrafi wspierać zespół firmy handlowej, weryfikować poprawność danych, oraz pomagać przy podejmowaniu ważnych strategicznych decyzji. Jest doskonałym narzędziem szczególnie dla większych organizacji, które borykają się z dużą ilością danych i z regularnie powtarzanymi procesami. Jeśli chcesz porozmawiać o wdrożeniu RPA w Twojej firmie, odezwij się do nas.