8 praktycznych przykładów automatyzacji procesów- księgowość i obsługa biura
Żadna organizacja nie mogłaby funkcjonować bez podejmowania czynności takich jak opłacanie i wystawianie faktur, wypłata wynagrodzeń czy zaopatrywanie zespołu w odpowiedni sprzęt. Nawet w czasach, gdy wiele osób pracuje z domu, szeroko rozumiana obsługa biura pozostaje kluczowa w wielu firmach. Dlatego warto przyjrzeć się procesom back-office i zidentyfikować te, które nadają się do automatyzacji.
1. Raportowanie, zwłaszcza okresowe
Na koniec miesiąca, kwartału czy roku, poziom stresu w dziale księgowości znacznie się podnosi. Jest to charakterystyka pracy w tej branży, uzależnionej od okresów rozliczeniowych. Dodatkowo zespół ten musi regularnie przygotowywać raporty finansowe, niezbędne do funkcjonowania większości organizacji. Dzięki rozwiązaniom RPA (Robotic Process Automation), zebranie i analiza dużej ilości danych może stać się prostym i mało czasochłonnym procesem.
Przykład:
- W ramach przygotowania kwartalnego raportu finansowego, cyfrowy robot zbiera dane z wewnętrznych źródeł (wartość miesięcznej sprzedaży, miesięczne wydatki na wynagrodzenia, dodatkowe koszty, etc.)
- Dodatkowo wyszukuje w internecie informacje na temat zmieniających się trendów rynkowych i wyników konkurencji.
- Zestawia te dane w przejrzysty raport, wykorzystując najnowsze technologie do wizualizacji danych.
- Raport pozwala zespołowi i zarządowi ocenić dotychczasowe działania i podjąć strategiczne decyzje.
Korzyści:
- Automatyczne pobieranie danych z różnych źródeł,
- Znaczne przyspieszenie procesu raportowania,
- Obniżony poziom stresu i większe zadowolenie zespołu.
2. Wynagrodzenia
Wypłacanie wynagrodzeń pochłania bardzo dużo czasu każdego miesiąca. Co więcej, jest to bardzo powtarzalny proces - jedyne zmiany, jakie zachodzą w nim regularnie, dotyczą wielkości wynagrodzeń i składu zespołu. Prawdopodobnie najbardziej czasochłonnym elementem tego procesu jest wprowadzanie danych potrzebnych do wykonania przelewów - szczególnie że wymaga to wyjątkowej staranności aby uniknąć błędów. Rozwiązania RPA mogą zebrać dane z wielu systemów o wiele szybciej, niż pracownicy.
Przykład:
- Nadchodzi termin wypłaty wynagrodzeń.
- Cyfrowy robot pobiera istotne w organizacji dane: stawki godzinowe i przepracowane godziny, liczba dni pracy w miesiącu i dni urlopu danego pracownik, poniesione w ramach pracy koszty, oraz wiele innych informacji.
- Robot zleca wykonanie przelewów.
- Następnie może wykonać je automatycznie lub zaangażować pracownika, który zweryfikuje każde zlecenie i kliknie “wykonaj”.
Korzyści:
- Szybsza wypłata wynagrodzeń, przekładająca się na duże oszczędności każdego miesiąca,
- Pracownicy zaangażowani w wypłatę wynagrodzeń mogą poświęcić swój czas na ciekawsze zadania,
- Wyjątki - np. pracownik, który zgłasza się z problemem - są obsługiwane szybciej, co prowadzi do wyższego zadowolenia zespołu.
3. Fakturowanie
Jednym z większych wyzwań fakturowania, zwłaszcza przy dużej liczbie klientów, jest zwykły ludzki błąd. Drobna pomyłka (przesunięcie przecinka czy literówka) może prowadzić do znacznego wydłużenia procesu (korekty, ustalenia z klientem, ewentualna komunikacja z urzędem), co zawsze przekłada się na wyższe koszty. Dzięki RPA można nie tylko uniknąć tego typu problemów, ale też wystawiać faktury szybciej, uwalniając zasoby, które można wykorzystać w innych obszarach działalności firmy.
Przykład:
- Cyfrowy robot aktywuje się określonego dnia kalendarzowego, o określonej godzinie.
- Pobiera dane z przygotowanego wcześniej źródła, np. arkusza kalkulacyjnego.
- Wystawia fakturę w dowolnym programie czy systemie.
- Wysyła fakturę w pliku PDF na odpowiedni adres email.
Korzyści:
- Brak ryzyka popełnienia ludzkiego błędu,
- Szybsze wystawianie faktur,
- Proces odbywający się w tle, pozwalający pracownikom skupić się na dostarczaniu wartości gdzie indziej.
4. Obsługa faktur
Przy dużej liczbie wykonawców i partnerów, zarządzanie fakturami staje się bardzo czasochłonnym procesem nawet dla średnich i mniejszych organizacji. Często praca ta wykonywana jest ręcznie, co potęguje ryzyko popełnienia błędu. Nieterminowo opłacane faktury i słaby kontakt z wykonawcami może prowadzić do pogorszenia relacji, a czasem także do utraty wartościowego partnera. RPA rozwiązuje wiele z tych problemów i redukuje związane z nimi zagrożenia.
Przykład:
- Faktura w wersji papierowej trafia do biura.
- Zostaje zeskanowana przez pracownika i przekazana cyfrowemu robotowi.
- Dzięki zastosowaniu technologii OCR (rozpoznawania tekstu), robot pobiera dane z faktury.
- Przenosi dane do wewnętrznego systemu.
- Upoważniony pracownik zatwierdza dane.
- Robot zleca wykonanie przelewu.
Korzyści:
- Minimalizacja ryzyka popełnienia błędu,
- Szybki proces kontrolowany przez pracowników,
- Gwarancja terminowości w opłacaniu faktur dla wykonawców i partnerów.
5. Windykacja
Proces windykacji zwykle nie jest przyjemny dla żadnej ze stron. Na domiar złego jest procesem kosztownym - stanowi dodatkowy wydatek, który w idealnej sytuacji nie byłby potrzebny. Dzięki cyfrowym robotom, windykacja może przebiegać szybciej i powodować mniej stresu w zespole.
Przykład:
- RPA regularnie sprawdza, czy wystawione przez organizację faktury zostały opłacone. Wysyła też automatyczne przypomnienia do klientów.
- Kiedy klient spóźnia się z opłatą dłuższy czas, pomimo przypomnień, robot zgłasza tę sytuację pracownikowi.
- Pracownik decyduje, czy wyjaśnić sprawę z klientem czy rozpocząć proces windykacji. Jeśli próbuje wyjaśnień, robot otrzymuje nowy termin zapłaty i generuje harmonogram przypomnień.
- Kiedy klient po raz kolejny spóźnia się z opłatą, robot rozpoczyna proces windykacji, wysyłając przygotowane materiały do odpowiednich osób.
- W trakcie pracy robot gromadzi także wszystkie istotne informacje, które mogą zostać wykorzystane, gdyby doszło do procesu sądowego.
Korzyści:
- Szybki i prawie bezobsługowy proces windykacji, pozwalający zespołowi na zajęcie się bardziej wartościową pracą,
- Obniżony poziom stresu w zespole,
- Wysoka efektywność procesu.
6. Przenoszenie informacji z dokumentów
Obsługa biura i księgowości wymaga często procesowania dużej ilości przeróżnych dokumentów. Mają różne formaty, od elektronicznych faktur i potwierdzeń, po papierowe paragony i ręcznie podpisane umowy. Zebranie i ujednolicenie tych dokumentów, oraz takie przechowywanie zawartych w nich danych, aby były łatwo dostępne, jest trudnym zadaniem. RPA może być tu niezwykle pomocne.
Przykład:
- Pracownicy biura i działu księgowości mogą jednym kliknięciem uruchomić cyfrowego robota, który pobiera, analizuje i kataloguje pliki.
- Dotyczy to zeskanowanych dokumentów, treści i załączników maili, oraz informacji zawartych na stronach internetowych i w aplikacjach.
- Robot wykorzystuje technologię OCR aby zidentyfikować dany plik i skatalogować go w odpowiednim miejscu.
- Pobiera też konkretne informacje z plików (np. kwoty, daty, etc. z faktur) i przenosi je do odpowiednich systemów.
Korzyści:
- Ogromna oszczędność czasu zespołu,
- Eliminacja błędnych i niepełnych danych,
- Możliwość efektywnego przeszukiwania katalogu plików na bazie różnych kryteriów.
7. Integracja z różnymi systemami
Wiele organizacji wciąż korzysta ze starych, trudnych w użytkowaniu programów. Dzieje się tak, ponieważ koszt zamiany aplikacji na nowszą jest w danym momencie zbyt wysoki. Jednak taki stan rzeczy prowadzi do mniej zauważalnych kosztów - straty czasu, który zespół musi poświęcić na obsługę systemu. Na szczęście RPA może ich wyręczyć, w wielu przypadkach w całości.
Przykład:
- Firma korzysta z bardzo starego oprogramowania do obsługi zamówień.
- Uruchomienie programu, zalogowanie się do niego oraz pobranie lub uzupełnienie w nim danych zajmuje bardzo dużo czasu.
- Cyfrowy robot może wchodzić w interakcje z programem tak, jakby był jednym z członków zespołu.
- Pracownik jednym kliknięciem uruchamia robota i przechodzi do następnego zadania, a robot wykonuje swoją pracę w tle.
Korzyści:
- Oszczędność czasu i większe zadowolenie zespołu,
- Obniżenie kosztów obsługi starego oprogramowania,
- Możliwość przeskalowania tego rozwiązania tak, aby objęło kolejne programy.
8. Zbieranie informacji o wydatkach
Sprawne śledzenie sytuacji finansowej firmy jest niezwykle ważne dla utrzymania płynności. Jednak ręczne przepisywanie kwot wydatków z paragonów i faktur zajmuje dużo czasu. Dlatego warto pozostawić to zadanie cyfrowym robotom, które wykonają je szybciej i dokładniej.
Przykład:
- Uruchomiony w firmie robot regularnie aktualizuje podsumowanie wydatków.
- Pobiera dane z faktur, zamówień i zeskanowanych paragonów.
- Dane uzupełniane są w czasie rzeczywistym, co umożliwia dokładne sprawdzenie możliwości finansowych firmy dosłownie w każdej chwili.
- Robot może także kategoryzować wydatki. Dzięki temu zespół będzie miał łatwy wgląd w ich strukturę.
- Podejmowane na tej podstawie decyzje finansowe będą oparte na twardych danych, pozwalając na lepsze planowanie wydatków.
Korzyści:
- Oszczędność czasu zespołu,
- Dużo większa precyzja i przejrzystość przechowywanych danych,
- Wysoce aktualne informacje, pozwalające na podejmowanie lepszych strategicznych decyzji.
Podsumowanie
Robotic Process automation to technologia, która sprawdzi się w prawie każdym obszarze funkcjonowania nowoczesnej organizacji. W przypadku obsługi biura i księgowości, zaletą RPA jest szybkość i precyzja pracy. Pozwala na wyciąganie wniosków na podstawie maksymalnie aktualnych danych. Jednocześnie pomaga zespołowi skupić się na najważniejszych zadaniach, przejmując te, które są powtarzalne i żmudne. Jeśli widzisz potencjał automatyzacji procesów i chcesz porozmawiać o wprowadzeniu jej w Twojej organizacji, napisz do nas. Chętnie pomożemy.