7 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - relacje z partnerami i dostawcami

7 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - relacje z partnerami i dostawcami

Relacje z partnerami i dostawcami mogą stać się szczególnie istotne w obliczu przewidywanych zakłóceń łańcucha dostaw. Optymalizacje wprowadzone teraz mają potencjał, aby uchronić firmę przed ryzykiem i stworzyć okazje do wyróżnienia się na tle konkurencji. Dlatego dzisiejszy artykuł zawiera propozycje wykorzystania Robotic Process Automation (cyfrowej automatyzacji procesów) do sprawniejszej współpracy z partnerami i dostawcami.

1. Porównywanie cen produktów i usług

Większość organizacji zależna jest od dużej liczby dostawców, zaopatrujących je w niezbędne produkty i usługi. Aktualizowanie bazy dostawców tak, aby zawsze wybierać najbardziej korzystne oferty, jest niezwykle czasochłonne. Jednak dane potrzebne do porównania ofert są ogólnodostępne w internecie. Oznacza to, że cyfrowy robot może bez problemu je zebrać i wykonać analizę.

Przykład

1. Funkcjonowanie firmy uzależnione jest od regularnych dostaw półproduktów wysokiej jakości
2. Po błyskawicznej implementacji, cyfrowy robot zbiera dane z wyznaczonych stron internetowych
3. Aktualizuje je codziennie nad ranem w dni robocze, optymalizując wykorzystanie zasobów systemu
4. Robot bierze pod uwagę cenę oraz dodatkowe parametry, takie jak koszt i czas dostawy, zawarte wcześniej umowy i rabaty, czy cechy wpływające na jakość półproduktu (np. gramatura papieru, gęstość włókien tkaniny)
5. Wyniki sortowane są od najbardziej do najmniej korzystnych
6. Pracownicy pobierają dane w postaci przejrzystego raportu kiedy potrzebują złożyć nowe zamówienie
7. Dodatkowo analiza historycznych danych zebranych przez robota może być wykorzystana przy podejmowaniu strategicznych decyzji

Korzyści:

• Ogromna oszczędność czasu
• Dane aktualizowane nawet kilka razy dziennie, dzięki robotom pracującym 24/7
• Eliminacja ryzyka popełnienia błędu

2. Onboarding i offboarding

Rozpoczynanie i kończenie współpracy z partnerem lub dostawcą wiąże się z dużą liczbą administracyjnych zadań do wykonania. Obydwie strony potrzebują odpowiednich danych, aby stworzyć profile (klienta lub dostawcy) w swoich systemach. Należy podpisać odpowiednie umowy, ustalić formę płatności oraz wydelegować odpowiednie osoby do zarządzania zamówieniami od dostawcy. W przypadku offboardingu ważna będzie rezygnacja z usług, wstrzymanie płatności i przepływ informacji w firmie, aby nikt nie próbował złożyć zamówienia u dostawcy, z którym organizacja już nie współpracuje. Nie są to trudne zadania, ale ze względu na ich mnogość oraz fakt, że nie są wykonywane z dużą regularnością, pracownicy mogą łatwo zapomnieć o niektórych krokach w procesie. Cyfrowy robot nigdy nie popełni takiego błędu.

Przykład

1. Organizacja decyduje się na zmianę dostawcy
2. Uruchomiony zostaje cyfrowy robot, który tworzy profil nowego dostawcy w systemie
3. Robot wykorzystuje dane z umów i korespondencji mailowej do uzupełnienia danych o współpracy z dostawcą
4. Następnie robot archiwizuje profil dostawcy, z którego usług zrezygnowano
5. Wysyła też powiadomienia do wszystkich osób, które złożyły u tego dostawcy zamówienia w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy informując je o zmianie

Korzyści:

• Przyspieszony proces onboardingu pozwala na szybsze skorzystanie z usług dostawcy
• Offboarding wykonany krok po kroku przez robota gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte
• Dzięki wsparciu robota pracownicy nie muszą za każdym razem przypominać sobie, jak wygląda proces onboardingu czy offboardingu dostawcy

3. Aktualizacja danych dostawców

Przechowywanie aktualnych danych dostawców jest ważne dla sprawnego funkcjonowania organizacji, zwłaszcza w kontekście planowania budżetu. Jednocześnie jest to bardzo żmudna praca, polegająca na regularnym sprawdzaniu i przenoszeniu danych. Technologia RPA nadaje się do tego znacznie lepiej, niż człowiek.

Przykład

1. Dane wszystkich dostawców, z którymi współpracuje firma, przechowywane są w arkuszu kalkulacyjnym
2. Arkusz zawiera takie informacje jak rodzaj i ceny usług, politykę zwrotów i reklamacji, system płatności (np. subskrypcyjny), itd.
3. Kiedy jeden z dostawców oferuje duże obniżki, robot, który sprawdza ceny na stronie klienta w określonych interwałach czasowych, szybko się o tym dowiaduje
4. Ponieważ zmiana jest znaczna i nagła, robot wysyła powiadomienie do osoby koordynującej zautomatyzowany proces
5. Osoba ta wydaje robotowi polecenie, aby nie wprowadzał zmian w arkuszu, ale przekazuje odpowiednim osobom informację o promocjach

Korzyści:

• Uwolnienie pracowników od nudnej i demotywującej pracy
• Bardziej aktualne informacje o dostawcach uzyskiwane niskim kosztem

4. Regularna komunikacja - życzenia świąteczne, rocznice

Utrzymywanie regularnego kontaktu z partnerem biznesowym to ważny element budowania długotrwałych pozytywnych relacji. Jest to też oznaka profesjonalnego podejścia i zaangażowania. Choć o życzeniach świątecznych trudno zapomnieć, to wszystkie powiązane z klientami rocznice, urodziny i przeróżne wydarzenia życiowe sprawiają więcej kłopotów oraz odrywają zespół od codziennej pracy. Dlatego warto przygotować cyfrowe roboty do zajęcia się jak największą częścią związanej z nimi pracy.

Przykład

1. Firma ma kilku partnerów z kraju, w którym zbliża się popularne święto
2. Cyfrowy robot przypomina o tym zespołowi, tworząc proponowaną listę osób, do których należy wysłać życzenia
3. Zespół wybiera kartkę oraz przygotowuje treść życzeń, w której trzeba tylko wstawić imiona adresatów
4. Na tej podstawie robot zamawia kartki z dedykowanym wydrukiem
5. Kartki przychodzą do biura, a robot zamawia dostawę do docelowych adresatów, uwzględniając czas przesyłki do poszczególnych lokalizacji

Korzyści:

• Spora oszczędność czasu i wsparcie dla zespołu, który woli skupić się na swoich codziennych obowiązkach
• Gwarancja, że żadna zapisana w systemie ważna data nie zostanie przeoczona
• Lepsze relacje z partnerami

5. Zarządzanie zapasami

W czasach kryzysu łańcucha dostaw, niezwykle ważnym jest, aby przygotować firmę na związane z tym ryzyko. Oznacza do uważne śledzenie sytuacji dostawców i mądre uzupełnianie zapasów. Jest to zadanie, które człowiekowi zajęłoby bardzo dużo czasu, ale może być wykonane dużo bardziej efektywnie przez cyfrowe roboty.

Przykład

1. Cyfrowy robot obserwuje stan magazynu w firmie, a także trendy i doniesienia rynkowe oraz oferty dostawców
2. Zauważa, że pewne ważne słowa kluczowe pojawiają się w prasie branżowej ze zwiększoną częstotliwością
3. Zgłasza ten fakt do pracownika
4. Pracownik wykorzystuje robota, aby sprawdzić stan magazynu i stwierdza, że jeden z produktów jest na niskim poziomie
5. Robot wybiera najkorzystniejszą ofertę dostawcy i składa zamówienie

Korzyści:

• Obniżenie ryzyka związanego z zakłóceniami łańcucha dostaw
• Optymalizacja stanu magazynu i zwiększona płynność finansowa
• Oszczędność czasu i kosztów

6. Integracja z systemami dostawców

Zarządzanie produktami i usługami, kupowanymi od dostawców, potrafi pochłaniać ogrom czasu. Szczególnie, jeśli firma korzysta ze zróżnicowanej oferty. Jednocześnie integracja wielu różnych systemów może być kosztowna. Robotic Process Automation jest doskonałym rozwiązaniem dla tego problemu. Cyfrowe roboty korzystają z oprogramowania tak, jak ludzcy użytkownicy - mogą być w łatwy sposób zintegrowane w zasadzie z każdą aplikacją.

Przykład

1. Firma współpracuje z wieloma dostawcami, zaopatrując się w fizyczne produkty, usługi oraz produkty wirtualne
2. Pojawia się potrzeba jednorazowego powiększenia jednego z zamówień
3. Uruchomiony w tym celu cyfrowy robot składa zamówienie  
4. Kiedy należy odesłać zamówienie, robot drukuje etykiety i przekazuje informację o tym odpowiednim osobom     
5. Jeśli potwierdzenie wysłania poprawnego zamówienia nie przychodzi w oczekiwanym terminie, robot wysyła do dostawcy odpowiednie zapytanie
6. Informuje także zespół o sytuacji i spodziewanej dacie dostarczenia sprzętu

Korzyści:

• Pracownicy nie muszą przerywać codziennych zadań aby zająć się zewnętrzną pomyłką czy awarią
• Cyfrowy robot nie zapomina o ważnych terminach i wysyła przypomnienia po określonym czasie
• Cały proces trwa więc krócej

7. Pomiar i optymalizacja wydajności

Wydajność partnera lub dostawcy powinna być jednym z głównych czynników przy podejmowaniu decyzji o kontynuowaniu współpracy. Trudno jednak zastosować tę metrykę, ponieważ zbieranie szczegółowych danych o dostawcy jest bardzo czasochłonne i często nieopłacalne. Problem ten można rozwiązać poprzez automatyzację.

Przykład

1. Cyfrowy robot regularnie zbiera dane na temat współpracy z partnerami i dostawcami firmy
2. Sprawdza czas odpowiedzi na maile, terminowość dostaw, a także dedykowane dla każdego dostawcy metryki, które mierzą wydajność danej usługi czy produktu
3. Robot generuje okresowe raporty, w których porównuje dostawców w określonych kategoriach

Korzyści:

• Śledzenie w czasie rzeczywistym efektywności współpracy z dostawcą
• Ogromne możliwości dostosowania zbieranych metryk do potrzeb
• Optymalizacja kosztów i operacji organizacji na bazie danych

Podsumowanie

Automatyzacja w relacjach z partnerami i dostawcami daje duże możliwości w zakresie obniżania kosztów, optymalizacji procesów i zwiększania wydajności zespołu. Dzięki terminowości i bezbłędności robotów, zamówienia są zawsze prawidłowe i złożone na czas, a żadna, nawet najdrobniejsza sprawa nie zostaje zapomniana. Zespół odzyskuje czas, który może przeznaczyć na dużo bardziej wartościową pracę. Jest to rozwiązanie szczególnie atrakcyjne w niepewnych czasach zakłóceń w łańcuchu dostaw.