Jak wprowadzić automatyzację w organizacji i uspokoić obawy zespołu

Jak wprowadzić automatyzację procesów w organizacji i uspokoić obawy zespołu

Automatyzacja procesów staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem problemów takich jak luki kadrowe czy braki niektórych kompetencji w zespole. Podczas globalnego kryzysu, technologia Robotic Process Automation stała się jedną z odpowiedzi na trudne warunki na rynku. RPA pozwala zwiększać efektywność zespołu, usprawniać i podnosić jakość pracy, a także uzyskiwać przewagę nad konkurencją. Technologię tę można wdrożyć właściwie w każdej organizacji. Jednak jedną z poważniejszych przeszkód, jakie trzeba w tym celu pokonać, jest opór pracowników.

Rozwój bez automatyzacji może nie być możliwy

W obecnej sytuacji ekonomicznej firmy z całego świata stają przed bardzo wieloma wyzwaniami. Muszą zmagać się z utrudnionym dostępem do siły roboczej i coraz trudniejszą rekrutacją. Zakłócenia w łańcuchu dostaw i obostrzenia związane z pandemią mogą być dla niektórych organizacji poważnym obciążeniem. Regulacje związane ze zrównoważonym rozwojem mogą być okazją, ale nie da się ukryć, że stanowią także ograniczenie. Dodatkowo konsumenci mają coraz wyższe oczekiwania, na przykład w kontekście szybkiej dostawy zamówionego produktu.

Wszystkie te wyzwania mają cechę wspólną: automatyzacja pomaga na nie odpowiedzieć. Cyfryzacja zwiększa odporność organizacji na nagłe kryzysy i umożliwia szybkie dostosowywanie się do zmian. Wydajność cyfrowego pracownika można po prostu podwoić, nie jest do tego potrzebny długi i kosztowny proces rekrutacji. Jednocześnie automatyzacja i rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję to dla wielu organizacji nieunikniony etap na ich ścieżce rozwoju. Technologie te zapowiadają podniesioną skuteczność analityki, lepsze decyzje strategiczne i inteligentne zarządzanie. Inwestowanie w automatyzację zwraca się bardzo szybko, zwłaszcza, że pozwala w pełni wykorzystać istniejące już zasoby (przede wszystkim dane). Dlatego nie można spodziewać się, że popularność technologiii takich jak RPA przestanie rosnąć.

Dlaczego pracownicy stawiają opór automatyzacji?

Według danych z tego roku, około 28% Polaków obawia się, że wkrótce ich rywalami na rynku pracy zostaną roboty. Odsetek ten rósł dość szybko na przestrzeni ostatnich miesięcy. Niektórzy eksperci przewidują, zapewne słusznie, że wiele zawodów mocno zmieni się pod wpływem automatyzacji, albo nawet zupełnie zniknie. Automatyzacja na taką skalę, o jakiej mówimy dzisiaj w środowisku technologicznym, może też wywoływać lęk przed nieznanym. Choć usprawnianie pracy towarzyszy nam od tysięcy lat (pomyślmy choćby o pługu czy taśmie produkcyjnej), nigdy wcześniej nie było tak globalne i uniwersalne.

Młode osoby, rozpoczynające dopiero swoją przygodę na rynku pracy, widzą w automatyzacji kolejne z serii stawianych przed nimi niesprawiedliwych wyzwań. Wiedza i umiejętności, jakie zdobyli w trakcie swojej edukacji, mogą wkrótce okazać się nieprzydatne. Osoby z większym stażem pracy widzą nadchodzące zmiany i wiążą z nimi rosnące ryzyko utraty stanowiska. Z pewnością wiele z nich czeka przekwalifikowanie. Aż 81% badanych przez Signavio wolałoby, żeby ich stanowiska i obowiązki pozostały bez zmian.

Obawy członków zespołu warto potraktować z powagą. Długotrwały stres może doprowadzić do pogorszenia się stanu zdrowia danej osoby, a co za tym idzie spadku energii i wydajności. Pracownik, nad którym wisi widmo bezrobocia czy niższych zarobków ma na dłuższą metę mniejszą motywację niż taki, który czuje się pewnie. Stres i strach mogą też powstrzymywać nawet wykwalifikowanych ekspertów przed podejmowaniem decyzji, ponieważ obniżają pewność siebie.

Bardziej prozaiczną przyczyną oporu przed automatyzacją procesów jest brak czasu. W wielu przedsiębiorstwach pracownicy mają pełne ręce roboty. Zajmują się wieloma równoległymi procesami, wykorzystując zróżnicowane kompetencje. Nowy czynnik, taki jak cyfrowy system czy zautomatyzowany proces, wiąże się zwykle z dodatkowym nakładem pracy. Niektóre tego typu rozwiązania wymagają od pracowników, aby odbyli kilkugodzinne szkolenia korzystania z nowych narzędzi. Według badań, spora część respondentów nadal nie widzi, w jaki sposób zastosowanie automatyzacji może przynieść firmie korzyści biznesowe. Trudno więc spodziewać się po nich entuzjazmu.

Pracownik 4.0

Wspomniana wcześniej konieczność przekwalifikowania czy zmiany kompetencji przez pracownika nie wiąże się tylko z coraz szerszym zastosowaniem automatyzacji. Przemysł 4.0 to nie mit, a dostosowany do nowego porządku pracownik powinien poświęcać czas na rozwój obecnych i pozyskiwanie nowych umiejętności. Istotne jest także wychodzenie poza standardowy zakres obowiązków i budowanie wspólnego języka (oraz zestawu narzędzi) z innymi zespołami czy branżami.

Przykładowo, dzisiejszy programista z dużym stażem często nie może ograniczyć się do rozwoju tylko wiedzy i umiejętności technicznych. Wymaga się od niego także kompetencji miękkich, potrzebnych w kontaktach z klientem, do zarządzania zespołem czy w procesie rekrutacji. Słaba znajomość języka angielskiego i niezdolność do pracy w grupie to poważne ograniczenia. Dodatkowo ceni się kreatywność, myślenie krytyczne, oraz strategiczne podejmowanie decyzji.

Jak poradzić sobie z obawami i oporem zespołu

Ważnym krokiem jest zrozumienie, że w większości organizacji mamy do czynienia z wielopokoleniowymi zespołami. Obawy stażysty będą prawdopodobnie zupełnie inne niż niepokój eksperta, który pracuje w branży od dekady. Rozpoznanie tak zróżnicowanych przyczyn stawiania oporu będzie wymagało dobrej komunikacji.

Warto też zapomnieć na chwilę o swoich oczekiwaniach wobec zespołu i skupić się na jego rzeczywistych kompetencjach. Osoby, które zajmują się wprowadzaniem automatyzacji w firmie, są przeważnie obeznane z nowoczesną technologią. Korzystanie z narzędzi i zrozumienie pewnych informatycznych konceptów nie sprawia im trudności. Oznacza to, że trudno im przygotować strategię wdrażania RPA w zespole, w którym najbardziej zaawansowanymi technologicznie narzędziami są Excel i email.

Ten przykład jest oczywiście nieco przerysowany. Współczesny pracownik biurowy korzysta z komputera przez prawie osiem godzin dziennie. Jednak używanie cyfrowych narzędzi niekoniecznie pomoże mu w usprawnieniu swojej pracy dzięki automatyzacji. Wdrożenie RPA wymaga specyficznego sposobu myślenia o wykonywanych zadaniach. Nie każdemu przychodzi to łatwo, a korzystanie z automatyzacji może zostać odebrane jako dodatkowe obciążenie.

Aby uspokoić lęki pracowników, potrzebne będzie skupienie się na człowieku. W niektórych przypadkach kadra kierownicza będzie musiała przeprowadzić rozmowy jeden na jeden, aby razem z pracownikiem rozpoznać jego najbardziej przyszłościowe kompetencje i przewagi, a następnie opracować dopasowany do nich plan rozwoju. Badania McKinsey pokazują, iż nowe miejsca pracy powstałe dzięki automatyzacji i rozwojowi technologicznemu będą na tyle liczne, że zanikające zawody nie spowodują kryzysu na rynku pracy - o ile organizacje podejdą poważnie do potrzeby przekwalifikowania swoich zespołów.

Komunikacja jest kolejnym ważnym tematem. Ilość informacji jaką każdy z nas musi codziennie przetworzyć jest ogromna. Przy tak wielu bodźcach, zadaniach i rozproszeniach, przyciągnięcie uwagi zespołu do nadchodzącej zmiany staje się szczególnie trudne. Dlatego warto uprościć swój przekaz oraz korzystać z każdej okazji do przekazywania informacji o wprowadzanych rozwiązaniach.

Komunikację warto prowadzić wielokanałowo: podczas formalnych spotkań i indywidualnych rozmów, przez masowe maile, w przerwie na lunch czy przy okazji luźnej rozmowy. Jeśli to możliwe, dobrą strategią jest zwerbowanie najpierw kilku osób, które podejdą do automatyzacji entuzjastycznie i będą mogły zarazić tym entuzjazmem innych. Treść komunikatów powinna skupiać się na korzyściach dla zespołu oraz na tym, dlaczego ta zmiana jest ważna dla przyszłości organizacji. Nie można też zapominać o odpowiadaniu na pytania.

Jeśli wdrażane rozwiązanie jest skomplikowane, warto zaplanować szkolenia wyjaśniające, jak z niego korzystać. Firmy takie jak AnyRobot chętnie pomagają w przygotowaniu i przeprowadzeniu takich szkoleń. Natomiast w przypadku pracowników, których obowiązki zmienią się wraz z uruchomieniem RPA, dobrą opcją jest zorganizowanie dla nich okazji do zdobycia nowych kompetencji.

Podsumowanie

Predykcje dotyczące trendów technologicznych i biznesowych na najbliższe lata wskazują na to, że nie da się rozdzielić rozwoju organizacji od wdrażania coraz bardziej efektywnych technologicznych rozwiązań. Szczególnie w obliczu zmian związanych z pandemią wirusa COVID-19, w tym zakłóceń w łańcuchu dostaw, dążenie do optymalizacji procesów biznesowych będzie niezwykle ważne. Automatyzacja może mieć pozytywny wpływ na wiele aspektów funkcjonowania organizacji, a także szersze oddziaływanie, na przykład w kontekście zrównoważonego rozwoju. Dlatego w wielu organizacjach warto już teraz rozpocząć pracę nad przygotowywaniem zespołu do tej zmiany.