Znajdź i przyspiesz powtarzalne zadania w Twojej firmie

Znajdź i przyspiesz powtarzalne zadania w Twojej firmie

W każdej organizacji są zadania, których nie powinien wykonywać żaden pracownik. Są mało skomplikowane, ale zajmują dużo czasu - często dlatego, że trzeba je powtórzyć wielokrotnie. Nie wymagają podejmowania ważnych decyzji, ale muszą być wykonane precyzyjnie. Do tego typu zadań należą generowanie faktur czy raportów, pobieranie danych z arkuszy kalkulacyjnych, oraz śledzenie statusu zamówień. Czy można się ich pozbyć? Nie, ale można zlecić ich wykonanie cyfrowym robotom.

Powtarzalne, nudne, ale niezbędne procesy to norma dla większości firm

Nieskomplikowane procesy, które zabierają dużo czasu, często nie pozwalają pracownikom na zajmowanie się bardziej wartościowymi, ciekawszymi dla nich zadaniami. Mogą w ten sposób generować wysokie koszty. Aby zlikwidować ten problem, wystarczy wdrożyć automatyzację procesów.

Oznacza to uruchomienie cyfrowych robotów, które mogą wykonywać proste zadania szybciej i bardziej precyzyjnie, niż człowiek. Roboty zbierają dane z różnych plików i systemów, generują raporty, wysyłają maile według ustalonego schematu - i nie tylko. Pozwalają firmom zaoszczędzić koszt wykonywania danego zadania ręcznie, który czasem osiąga wysokość dziesiątek czy nawet setek tysięcy złotych w skali jednego miesiąca.

Ile kosztuje jeden prosty proces w Twojej firmie?

Według danych Zapiera z 2020 roku, 96% osób, które wykorzystują automatyzację w codziennej pracy, korzysta na tym na różne sposoby:

• Szybsze wykonywanie zadań,
• Lepsza organizacja czasu,
• Poprawa jakości pracy,
• Możliwość skupienia się na najważniejszych zadaniach.

Korzyści płynące z automatyzacji zadań można zmierzyć także w oszczędnościach. Spójrzmy na przykładowy procesu awizacji w branży logistyki.

Z tabeli wynika, że na samym procesie awizacji w jednej sortowni można zaoszczędzić około 112 tys. zł rocznie.

Automatyzacja przecież też kosztuje. Prawda?

Identyfikacja odpowiednich procesów do automatyzacji, ich przygotowanie oraz samo wdrożenie wymagają wkładu czasowego, więc są one na pierwszy rzut oka kosztowne. Jednak w dłuższej perspektywie koszt automatyzacji jest dużo niższy, niż ręcznie wykonywanie procesów.

Ogromnym atutem automatyzacji procesów (RPA, z ang. robotic process automation) jest to, że punkt opłacalności można osiągnąć bardzo szybko. Technologia ta jest wysoce skalowalna, co oznacza, że można rozpocząć transformację wewnętrznego funkcjonowania organizacji od małego wdrożenia i z czasem zwiększać jego zasięg. Pośród wszystkim metod automatyzacji w firmie, RPA jest najbardziej przystępne cenowo i najszybsze do wdrożenia.

Warto też automatyzować mądrze, zaczynając od prostych, ale czasochłonnych procesów. W zależności od rozmiaru organizacji i konkretnych procesów, można w ten sposób “odzyskać” 50 godzin miesięcznie dla jednego pracownika, lub nawet “uwolnić” kilka etatów.

Powtarzalność - dlaczego jest problemem

Poza wspomnianymi wyżej kosztami, zasypywanie pracowników żmudną pracą niesie wiele innych negatywnych skutków: obniżonego zadowolenia pracowników i wyższego ryzyka popełnienia błędu.

W wielu branżach przeżywamy teraz kryzys rynku pracy: zapotrzebowanie na wykwalifikowanych pracowników przewyższa ich dostępność. W efekcie tworzenie sprzyjających warunków dla pracowników stało się bardzo ważne. Dodatkowo wysoka satysfakcja pracowników przekłada się na jakość ich pracy, a czas, jaki mogą przeznaczyć na bardziej wymagające zadania, jest bardziej wartościowy niż czas spędzony na przenoszeniu danych z Excela.

Takie przenoszenie danych jest przy tym dość ryzykownym zadaniem. Ludzki błąd pojawia się często w wyniku nudy i zmęczenia pracą, która nie jest angażująca intelektualnie, ale wymaga skupienia. W branżach takich jak finanse popełnione błędy mogą być wyjątkowo dotkliwe w skutkach, gdyż wrażliwość przechowywanych i przetwarzanych danych zobowiązuje do ich szczególnej ochrony.

Jak rozpoznać powtarzalny proces, który nadaje się do automatyzacji?

Skoro ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań jest niepotrzebnie kosztowne, warto oddelegować je do wirtualnych pracowników - robotów, którym nigdy nie spada motywacja. Jednak nie każdy proces jest dobrym kandydatem do automatyzacji - z różnych względów.

Powtarzalność

Najlepszą opcją, zwłaszcza na początek, jest automatyzacja bardzo prostych procesów, które zajmują dużo czasu. W zależności od skali organizacji, może to być kilkadziesiąt lub kilkaset godzin miesięcznie. Dobrym wyznacznikiem jest tu liczba pochłanianych przez proces etatów. Jeśli w Twoim przypadku wynosi ona na przykład 0.2 (czyli 20%), zadaj sobie pytanie: “czy jedna piąta wypłaty pracownika, odpowiedzialnego za ten proces, to akceptowalny koszt?”

Jednolitość

Automatyzacja zawsze opiera się na jasno wyznaczonych, sztywnych zasadach dla danego procesu. Wirtualne roboty nie są w stanie oceniać każdego przypadku indywidualnie. Dlatego automatyzowane zadania powinny opierać się na procesie, który można opisać krok po kroku spodziewając się, że te instrukcje będą wystarczające do jego wykonania.

Skalowalność

Tę kwestię poruszyliśmy już wcześniej - RPA ma ogromny potencjał jako narzędzie wspierające skalowanie i rozwój organizacji. Wróćmy do przykładu z procesem, który zajmuje 20% etatu miesięcznie. Jeśli wraz z rozwojem firmy okaże się, że proces ten trzeba wykonywać pięć razy częściej, konieczne będzie zatrudnienie dodatkowych osób - lub uruchomienie większej liczby robotów. Koszt tej drugiej opcji jest znacznie niższy, a do tego nie wymaga wiele czasu. W niektórych przypadkach może być rozwiązaniem natychmiastowym.

Przykłady procesów, których automatyzacja przynosi wysokie zyski

Logistyka - śledzenie cyklu życia paczki

Dzięki wykorzystaniu czujników, czytników i sztucznej inteligencji, można w dużej mierze zautomatyzować kontrolę jakości przewozu paczki. Wyobraźmy sobie, że paczka dociera do klienta uszkodzona. Żeby sprawdzić, co się stało, należy przeanalizować całą jej trasę i obejrzeć materiały - nagrania i zdjęcia - na których paczka się pojawia. RPA jest w stanie zlokalizować problem, czyli np. zaraportować, że paczka wyszła uszkodzona z sortowni, a następnie zidentyfikować i przygotować do wglądu tylko te zdjęcia i nagrania, na których pojawia się ta konkretna paczka. W ten sposób wielogodzinne zadanie można skrócić do kilkunastu, może kilkudziesięciu minut.

HR - rekrutacja obcokrajowców

Zagraniczni pracownicy wiążą się z dodatkowymi kosztami. Wizy pracownicze tracą ważność, prawo jazdy z innego kraju jest wystarczające tylko na jakiś czas, specjalistyczne uprawnienia mogą wymagać wymiany na lokalne odpowiedniki. Do wielu z tych zadań potrzebny jest człowiek, jednak wirtualny roboty mogą ułatwiać jego pracę przez:

• Pilnowanie terminów i wysyłanie powiadomień,
• Transfer danych z zeskanowanej dokumentacji do systemu,
• Raportowanie.

W niektórych przypadkach można w ten sposób “uwolnić” nawet 50% czasu niektórych zespołów HR.

Automatyzacja procesów - od czego zacząć

RPA to technologia, która oferuje wiele benefitów stosunkowo małym kosztem. Współczesne organizacje automatyzują procesy aby zwiększyć wydajność, poprawić bezpieczeństwo danych, wyeliminować ludzki błąd, oraz podnieść poziom zadowolenia pracowników. Warto zainteresować się automatyzacją jak najszybciej, ponieważ konkurencja prawdopodobnie już to robi.

Jak zabrać się za pierwsze wdrożenie automatyzacji procesów? Warto skonsultować się z zespołem ekspertów, którzy zidentyfikują te procesy, od których warto zacząć oraz pomogą przygotować całą firmę do wdrożenia. Konsultanci tacy jak AnyRobot oferują:

• Audyt procesów i warsztaty przygotowawcze,
• Konsultacje biznesowe podnoszące wartość wdrożenia,
• Kompleksowe doradztwo w trakcie implementacji,
• Utrzymanie wdrożonej automatyzacji w cenie implementacji.

Jeśli masz jakieś pytania na temat RPA, automatyzacji jako trendu czy procesów w Twojej firmie, skontaktuj się z nami.

Zobaczmy się w 2021 roku

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jakie wyzwania cyfryzacja i automatyzacja stawiają przed współczesnymi firmami, oraz jak przekształcić je w okazje do rozwoju, dołącz do nas podczas VIII Międzynarodowego Kongresu Firm Rodzinnych, 27-28 września w Poznaniu. Poprowadzimy panel, podczas którego poruszymy tematy takie jak:

• Wpływ automatyzacji na wzrost wydajności i obniżenie kosztów,
• Technologia a kierunek rozwoju firmy,
• Innowacyjność bez rewolucji - zarządzanie ryzykiem,
• Anatomia współczesnego procesu biznesowego.
  
  Uzyskaliśmy też nominację do tytułu Polska Nagroda Innowacyjności 2021 w programie prowadzonym przez Polski Kongres Przedsiębiorczości oraz redakcje Forum Przedsiębiorczości i Biznes Plus w Gazecie Wyborczej. Pojawimy się na Kongresie, który odbywa się w Krakowie 5-7 października, z własnym stanowiskiem. Podczas wydarzenia będziemy w mediach społecznościowych podpowiadać, jak nas znaleźć.