10 praktycznych przykładów automatyzacji procesów - EB i HR

Zespoły HR oraz te, które zajmują się employer brandingiem mają zwykle do wykonania bardzo wiele powtarzalnych zadań. Jednocześnie muszą budować szczere, ludzkie relacje z pracownikami i kandydatami. Te dwa obszary są trudne do połączenia, zwłaszcza kiedy czas na to jest ograniczony. Dlatego Robotic Process Automation, czyli nowoczesne rozwiązanie do automatyzacji procesów, jest doskonałą opcją, która może wesprzeć zespoły HR i EB w codziennej pracy, podnosząc ich wydajność i efektywność.

1. Onboarding i offboarding

Onboarding i offboarding we współczesnej organizacji wymaga wykonania wielu rutynowych czynności, takich jak przydzielenie dostępu do odpowiednich systemów, wydanie sprzętu firmowego, wydanie karty dostępu do biura, utworzenie skrzynki mailowej, instalacja niezbędnego oprogramowania na firmowym komputerze - i tak dalej. Zadania te nie wymagają podejmowania skomplikowanych decyzji. Wręcz przeciwnie, zwykle wykonywane są na podstawie listy rzeczy do zrobienia. Właśnie dlatego tak łatwo można je usprawnić za pomocą RPA.

Przykład

1. Pracownik kończy współpracę z firmą, uruchamiając proces offboardingu
2. Cyfrowy robot wykonuje kolejne zadania lub zleca ich wykonanie członkom zespołu na podstawie checklisty
3. Samodzielnie, robot może: zarchiwizować i zabezpieczyć dane pracownika, wyłączyć konta użytkownika, zrezygnować z licencji lub przekazać je innym osobom (w przypadkach gdy koszt licencji dla danego narzędzie jest zależny od liczby użytkowników), zresetować hasła znane odchodzącemu pracownikowi i przesłać pozostałym członkom zespołu nowe dane logowania, przygotować etykietę dla kuriera odbierającego sprzęt od odchodzącego pracownika, etc.
4. Dodatkowo robot przypomina zespołowi o sprawach takich jak odebranie karty dostępu czy wyczyszczenie danych z firmowego sprzętu
5. Jeśli jakieś zadanie nie zostanie oznaczone jako wykonane, robot wysyła powiadomienia do odpowiednich osób

Korzyści:

• Szybki i bezbłędny proces onboardingu/offboardingu
• Wszystkie kroki wykonywane są zgodnie z planem, co pozwala uniknąć problemów z niedosłanym sprzętem czy utratą wartościowych danych

2. Regularna komunikacja - życzenia świąteczne, urodziny

Budowanie pozytywnej atmosfery w organizacji to trudne wyzwania, zwłaszcza, kiedy zespół jest duży. Trudno zapewnić setkom pracowników dobre doświadczenia związane z ważnymi dla nich wydarzeniami. Technologia RPA nie może zastąpić ludzkiego kontaktu, ale może stanowić efektywne wsparcie dla zespołu HR, zajmując się śledzeniem kalendarzy, etykietowaniem przesyłek i wysyłaniem powiadomień

Przykład

1. Zbliża się okres świąteczny w firmie, w której część pracowników pracuje zdalnie, a część w kilku biurach
2. Cyfrowy robot zamawia upominki świąteczne do odpowiednich lokalizacji, czyli do biur, gdzie zostaną odebrane osobiście lub z których najlepiej będzie wysłać je do konkretnych osób
3. Robot sprawdza, kto na liście pracowników nie świętuje w tym czasie, np. z religijnych powodów
4. Następnie dzieli pracowników na tych, którzy pojawią się w biurze podczas uroczystości świątecznych oraz tych, którzy zostaną w domu
5. Sprawdza lokalizację poszczególnych zdalnych pracowników i szacuje czas dostawy upominków świątecznych na te adresy
6. Robot zamawia dostawę i drukuje etykiety do każdej paczki

Korzyści:

• Minimalizacja ryzyka popełnienia błędu
• Znaczne przyspieszenie procesu
• Poprawa jakości procesu - zespół HR może skupić się na budowaniu relacji w zespole

3. Konfiguracja uprawnień i dostępów

Jednym z podstawowych wyzwań współczesnych organizacji w obszarze bezpieczeństwa jest unikanie wycieku wrażliwych danych. Dlatego konfiguracja uprawnień w organizacji, a także zarządzanie tymi uprawnieniami, jest niezwykle ważne. Technologia RPA jest doskonałym sposobem na wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń w tym zakresie oraz przyspieszenie procesu edycji uprawnień.

Przykład

1. Pracownik awansuje na wyższe stanowisko i potrzebuje dodatkowych uprawnień, aby móc wykonywać nowe obowiązki
2. Cyfrowy robot przydziela mu uprawnienia przypisane do jego nowej roli
3. Odbiera mu także uprawnienia, których pracownik już nie potrzebuje
4. Wszystkie te działania są rejestrowane w systemie

Korzyści:

• Wyższy poziom bezpieczeństwa danych firmy i danych klientów
• Łatwa i szybka weryfikacja uprawnień
• Przyspieszenie procesu przydzielania i edycji uprawnień

4. Zarządzanie danymi pracownika

Przechowywanie i przetwarzanie danych pracowników jest czasochłonne, a do tego wymaga dużej staranności ze względu na bezpieczeństwo informacji i wymagania związane z RODO. RPA może być świetnym narzędziem do uzupełniania danych w systemie w taki sposób, aby maksymalnie obniżyć ryzyko ich wycieku.

Przykład

1. W ramach procesu zatrudniania, dokumenty zawierające dane pracownika są skanowane i wgrywane do sytemu
2. Cyfrowy robot wykrywa informacje takie jak imię, nazwisko, adres, czy nr konta bankowego i przenosi je do systemu
3. Przez cały okres, kiedy pracownik jest zatrudniony w organizacji, cyfrowy robot uzupełnia i aktualizuje jego dane, np. informacje o wykorzystanym urlopie, ścieżce kariery, przydzielonym sprzęcie czy odbytych szkoleniach
4. Kiedy zajdzie taka potrzeba, robot przygotowuje raport zawierający wszystkie lub wybrane informacje o pracowniku - na przykład na potrzeby okresowego podsumowania

Korzyści:

• Oszczędność czasu dzięki autouzupełnianiu informacji
• Niskie ryzyko błędu i dodatkowe zabezpieczenie danych osobowych
• Czas zespołu HR może zostać przeznaczony na pracę z ludźmi

5. Weryfikacja CV i wstępna kwalifikacja kandydatów

Analiza informacji zawartych w CV kandydatów oraz ocena, czy dana osoba nadaje się na stanowisku, na które aplikuje, wymaga bardzo dużo czasu. Sporą jego część marnuje się na przeglądaniu aplikacji, które nigdy nie pójdą o krok dalej. Dzięki wykorzystaniu w tym obszarze możliwości RPA, można znacznie odciążyć dział rekrutacji, przyspieszyć jego pracę i zmniejszyć ryzyko nieodpowiednich zatrudnień.

Przykład

1. Cyfrowy robot pobiera przesłane CV ze wszystkich systemów, wykorzystywanych przez dział HR
2. Analizuje każdy dokument (w różnych formatach), zwracając szczególną uwagę na kluczowe słowa i frazy opisujące kompetencje i doświadczenie kandydata
3. Na podstawie określonych kryteriów (np. liczba lat doświadczenia na danym stanowisku, wykształcenie, kluczowe umiejętności) kategoryzuje aplikantów jako odrzuconych, zakwalifikowanych, oraz takich, których CV powinny zostać przeanalizowane przez człowieka
4. Robot może natychmiast powiadomić zakwalifikowanych kandydatów o przejściu do kolejnego etapu rekrutacji i zaproponować im termin rozmowy rekrutacyjnej

Korzyści:

• Szybsza i bardziej efektywna wstępna ocena przesłanych CV, przyspieszająca proces rekrutacji
• Przeniesienie zaangażowania członków zespołu na bardziej wartościową część procesu: interakcję z ludźmi
• Obniżone ryzyko zatrudnienia osoby, która nie pasuje do zespołu

6. Szukanie kandydatów na bazie parametrów

W wielu branżach rynek pracowniczy stał się niezwykle wymagający dla pracodawców. Kandydaci mają coraz większe oczekiwania dotyczące wynagrodzeń, dodatkowych benefitów, elastycznego czasu pracy, czy pracy zdalnej lub hybrydowej. W wielu przypadkach to nie pracownik aplikuje na ogłaszane przez firmę stanowisko - przedstawiciele firmy odzywają się do dużej liczby kandydatów na LinkedIn i innych platformach rekrutacyjnych. Znalezienie i wstępne zweryfikowanie potencjalnych kandydatów zajmuje bardzo dużo czasu. Dzięki wykorzystaniu RPA, można ten czas zaoszczędzić, np. agregując CV z różnych platform i portali.

Przykład

1. Cyfrowy robot otrzymuje listę parametrów, według których ma weryfikować profile użytkowników LinkedIn (np. aktualne i poprzednie stanowiska, umiejętności, czy edukację)
2. Przygotowuje listę kandydatów i rozpoczyna kontakt z każdym z nich, wysyłając wiadomość z konta odpowiedniego członka zespołu
3. Kiedy kandydat odpowie na wiadomość, robot powiadamia o tym pracownika, który przejmie dalszą komunikację
4. Robot wprowadza także dane kandydata do systemu
5. Ponieważ robot pracuje w tle, zespół HR może płynnie prowadzić wiele rozmów z kandydatami, zwiększając szanse na udane zatrudnienie

Korzyści:

• Taka sama lub wyższa skuteczność wyszukiwania przy znacznie szybszej realizacji zadania
• Przeniesienie uwagi członków zespołu HR na kontakt z kandydatem i zwiększanie szansy na jego zatrudnienie
• Zwiększona płynność procesu rekrutacyjnego

7. Weryfikacja historii zatrudnienia

Weryfikacja kandydatów może wymagać sprawdzenia setek aplikacji każdego miesiąca. Dodatkowo często potrzebne jest sprawdzenie profili w mediach społecznościowych, historii edukacji i zatrudnienia. Czasem oznacza to rozmowę z poprzednimi pracodawcami. To skomplikowany proces, który wymaga dużego zaangażowania od zespołu, ale może zostać znacznie usprawniony dzięki cyfrowym robotom.

Przykład

1. Narzędzie RPA przejmuje takie zadania jak umawianie spotkań, przenoszenie danych z komunikacji mailowej do systemu, czy porównywanie podstawowych informacji
2. Zbiera też dane kontaktowe poprzednich pracodawców
3. Członek zespołu HR prowadzi spotkanie, zorganizowane przez robota
4. Po spotkaniu robot przenosi nowe informacje do systemu, dbając o ich jednolitość

Korzyści:

• Znaczne przyspieszenie procesu weryfikacji kandydatów
• Zaoszczędzenie nawet 40% czasu w zespole HR
• Standaryzacja procesu

8. Zarządzanie urlopami i nieobecnościami

W wielu organizacjach pracownicy nie znają lub nie rozumieją systemu zarządzania nieobecnościami. W efekcie w zły sposób przekazują informacje o swoich urlopach. Dodatkową barierą jest tu niechęć przed tak (pozornie) mało wartościowym zadaniem. Organizacje, które nie mogą zrezygnować z dokładnego śledzenia urlopów pracowniczych, mogą skorzystać na uruchomieniu cyfrowych robotów.

Przykład

1. Pracownik zgłasza urlop cyfrowemu robotowi, czyli wypełnia formularz w ciągu kilku minut
2. Robot przekazuje wniosek o urlop do akceptacji odpowiednim osobom
3. Po akceptacji urlopu robot wysyła informację o nadchodzącej nieobecności pracownika osobom, które bezpośrednio z tą osobą współpracują
4. Ustawia też zwrotne emaile i status w narzędziu do rozmów tekstowych (np. na Slacku)
5. Pracownik udaje się na urlop, który trwa o jeden dzień krócej, niż zaplanowano
6. Pracownik wraca do pracy i loguje czas pracy jak zwykle
7. Cyfrowy robot zauważa obecność pracownika i odpowiednio aktualizuje dane w systemie

Korzyści:

• Szybszy, bardziej przejrzysty i odporny na błędy proces
• Większa szczerość pracowników, kiedy zgłaszanie zmian nie wiąże się ze skomplikowaną papierologią
• Lepszy przepływ informacji w firmie i dokładniejsze dane do analityki

9. Zarządzanie zasobami

Zarządzanie zasobami ludzkimi to trudny temat. Poza dostępnością czasową, zakresem obowiązków i kompetencjami, w grę wchodzą także takie kwestie jak relacje pomiędzy członkami zespołu, predyspozycje do niektórych zadań, oraz motywacja i zaangażowanie. Warto także zwrócić uwagę na to, jaka praca pomoże danej osobie rozwijać swoje umiejętności i zwiększać wartość, jaką przynosi firmie. Przy tak dużej liczbie kryteriów, które warto wziąć pod uwagę, cyfrowy robot często poradzi sobie lepiej niż człowiek.

Przykład

1. W planach na kolejny kwartał pojawiają się dwa wewnętrzne projekty
2. Kilkunastu członków zespołu wyraża chęć uczestniczenia w nich
3. Cyfrowy robot otrzymuje zakres kompetencji potrzebnych do każdego z tych projektów
4. Ma także dostęp do profilów pracowników
5. Na tej podstawie rekomenduje, kogo przydzielić do którego projektu

Korzyści:

• Bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi
• Większe zadowolenie pracowników, co przekłada się na ich retencję
• Podniesiona motywacja przynosi efekty w postaci wyższej efektywności i jakości wykonywanej pracy

10. Zbieranie informacji o pracownikach

Aby opracować dobrą strategię employer brandingu potrzebne są rzetelne informacje o obecnych i przyszłych członkach zespołu. Oznacza to ciągłe poszerzanie wiedzy w oparciu o ogólnodostępne źródła oraz regularne rozmowy z zespołem, kwestionariusze i skrupulatną analitykę. Technologia RPA może ułatwić wszystkie te zadania.

Przykład

1. Opracowana zostaje anonimowa ankieta dla pracowników organizacji w ramach zbierania informacji do budowania strategii EB
2. Cyfrowy robot rozsyła ankietę do wszystkich członków zespołu, a po paru dniach wraca z pytaniem, czy ankieta została wypełniona
3. Na tej podstawie zbiera listę osób, które ankietę wypełniły
4. Do pozostałych odzywa się regularnie, przypominając im o ankiecie
5. W efekcie przeważająca większość pracowników udziela odpowiedzi, a zespół zajmujący się strategią EB ma rzetelne dane

Korzyści:

• Większa skuteczność procesów zbierania informacji o pracownikach
• Przyspieszenie pracy zespołu HR, który może skupić się na bardziej angażujących zadaniach (np. na analizie zebranych danych)

Podsumowanie

Nawet w obszarach tak skupionych na ludzkim kontakcie jak HR, rekrutacja i employer branding, automatyzacja ma swoje miejsce. Może zwiększać bezpieczeństwo danych, ułatwiać wymianę informacji i przyspieszać czasochłonne procesy. Członkowie zespołu HR mogą wykorzystać zaoszczędzony w ten sposób czas na bardziej kreatywne działania, takie jak prowadzenie spotkań czy szkoleń oraz przygotowywanie strategii. Jeśli opisane w tym artykule rozwiązania mogłyby przynieść korzyść Twojej organizacji, odezwij się do nas.

Jeśli chcesz zainspirować się kolejnymi przykładami automatyzacji procesów, zajrzyj do naszych artykułów o branży sprzedażowej oraz o RPA w obsłudze klienta.